【コンサル流】資料作成のコツと基本(これを覚えるだけで時短)

資料作成のコツ

「コンサル流」資料作成のコツと基本をご紹介します!

  • 資料作成の効率の良い手順が分からない人
  • 資料作成はいいけどいつも終電まで会社残っている人
  • 資料作成するもののいったり、きたりしている人

こういった方に資料作成手順のススメをお伝えします。

資料作成のコツと基本を習得するまでの流れ

この記事を書いている私はファーストキャリアを大手通信企業で3年過ごし、

セカンドキャリアとして外資系コンサルティングファームで4年目になります。

資料作成に慣れていない方のよくある悩みとして、「どこから手をつければ良いのか。。。」という点があると思います。

転職してから資料作成の技術を1から叩き込まれました。

もともと資料作成は得意な方だったのですが、完全に勘違い君でした。。。

コンサルティングファームで学んだ資料作成の技術をお伝えしたいと思います。

※3分で記事は読み終わります。3分後には、今までよりも「資料作成の効率化」が図れているようになっているはずです。

【資料作成のコツと基本】①:何を伝えたいのかを決める

何を伝えたいのかを決めることは最重要です。

「何を伝えるのか=相手をどう動かすか」なので、伝えたいことのない資料は目的のない資料ともいえます。

【資料作成のコツと基本】何を伝えるかを決める方法

相手に求める行動を整理しましょう。おすすめの整理方法はOPQA分析です。

Objective:望ましい状況

Problem:現状と望ましい状況のギャップ

Question:読み手の疑問

Answer:文書の主なメッセージ

例えば、営業マンであれば自社の製品を選択してもらうことであり、成功事例の発表会であればプレゼン後に聴いた人が同じ成功を納めることできることです。

そのように相手を動かすにはどのような問題があり、聴き手はどのようなことを考えているのでしょうか。これらを考えることで何を伝えるべきなのかが見えてきます。

相手に求める行動の整理

 【参考】手順①をより理解する「おすすめ本」

【資料作成のコツと基本】②:論理のピラミッドをたてる

相手に分かりやすく、説得力のある資料にするにはシンプルなロジックを利用することです。

手順①で「資料のメッセージ」が決まれば、次はそれにシンプルなロジックを組み立てていきます。

ロジックの基本である「1.帰納法」「2.演繹法」を利用します。

下記の図を例に見ていきましょう。

【資料作成のコツと基本】1.帰納法

帰納法は、複数の特定事象あら要約を導くロジック展開です。

結論は常に推論(資料のメッセージ)となります。

例1

帰納法

例2

帰納法

【資料作成のコツと基本】2.演繹法

演繹法は、絶対的に正しいことや、一般的に正しいと判断されることから、妥当と思われる結論を導くものです。

例1

演繹法

例2

演繹法

自分の伝えたいメッセージを帰納法と演繹法を利用して、ロジックをまずは紙で整理しましょう。

手順①と手順②の段階で、いきなりパワーポイントで作成してしまうと、時間がかかって仕方ありません。

まずは大きめの紙に手順①と手順②を行っていきましょう。

例1

帰納法と演繹法の例

例えば、上記のような構成ができた場合、資料の目次としては下記の流れが基本パターンとなります。

【○○商事様_提案資料】

1はじめに(相手と認識を揃える)

2結論(key message)

3根拠A

3-1a 3-2b 3-3c

4根拠B

4-1e 4-2f

5根拠C

5-1g 5-2h

6結論(key message_リマインド)

結論の内容が相手に反対されるのが分かっている場合はあえて、結論は最後まで言わないのもひとつかもしれません。

相手に聴いても見てももらえないのは一番意味ないですから。

 【参考】手順②をより理解する「おすすめ本」

【資料作成のコツと基本】③:スライドを作成する

手順①と手順②ができていれば、資料は9割できているのも同然です。

紙からスライドへ移行させていきましょう。

資料を構成する各々のスライドは、一つの「スライド・メッセージ」とそのメッセージを支持する・サポートする「サポート・データ」で構成されます。

メッセージは手順①と手順②で作成しているので、メッセージだけのスライドをまず作成して資料の骨格を作成しましょう。

これができない、メッセージだけ見ていっても自分が納得できる資料になっていないのであればやり直しましょう。

スライドの構成は下記図を王道パターンとして統一させると良いでしょう。

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例1

スライド構造

例2

スライド構造

 【参考】手順③をより理解する。おすすめ本

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